TEKNIK AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK I.PENDAHULUAN Akuntansi keuangan sektor publik terkait dengan tujuan dihasilkannya laporan keuangan eksternal. Tujuan penyajian laporan keuangan adalah memberikan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan, bukti pertanggungjawaban dan pengelolaan, dan evaluasi kinerja manajerial dan organisasional (IFAC, 2000; GASB, 1999). Beberapa teknik akuntansi keuangan yang dapat diadopsi oleh sektor publik adalah akuntansi anggaran, akuntansi komitmen, akuntansi dana, akuntansi kas, dan akuntansi accrual. Pada dasarnya kelima teknik tersebut tidak bersifat mutually exclusive. Artinya, penggunaan salah satu teknik akuntansi tersebut tidak menolak penggunaan teknik yang lain. Dengan demikian, suatu organisasi dapat menggunakan teknik akuntansi yang berbeda-beda, maupun menggunakan kelima teknik tersebut secara bersama-sama (Jones and Pendlebury, 2000). Isu yang muncul dan menjadi perdebatan dalam reformasi akuntansi sektor publik di Indonesia adalah perubahan single entry menjadi double entry bookkeeping dan perubahan teknik atau sistem akuntansi berbasis kas menjadi berbasis accrual. Single entry pada awalnya digunakan sebagai dasar pembukuan dengan alasan utama demi kemudahan dan kepraktisan. Seiring dengan semakin tingginya tuntutan pewujudan good public governance, perubahan tersebut dipandang sebagai solusi yang mendesak untuk diterapkan karena pengaplikasian double entry dapat menghasilkan laporan keuangan yang auditable. Cash basis mempunyai kelebihan antara lain mencerminkan informasi yang riil dan obyektif. Sedangkan kelemahannya antara lain kurang mencerminkan kinerja yang sesungguhnya. Teknik akuntansi berbasis accrual dinilai dapat menghasilkan laporan keuangan yang lebih komprehensif dan relevan untuk pengambilan keputusan. Pengaplikasian accrual basis lebih ditujukan pada penentuan biaya layanan dan harga yang dibebankan kepada publik, sehingga memungkinkan pemerintah menyediakan layanan publik yang optimal dan sustainable. Pengaplikasian accrual basis memberikan gambaran kondisi keuangan secara menyeluruh (full picture), yang meliputi manajemen sumber daya (resource management) dan manajemen utang (liability management), dan menyediakan indikasi kekuatan fiskal jangka panjang dalam reformasi manajemen keuangan dan reformasi manajemen lainnya (Mellor, 1996). Penekanan penggunaan accrual basis juga disyaratkan dalam GASB (1999) dan diterapkan bersama-sama dengan asumsi dasar lainnya seperti going concern, consistency of presentation, materiality and aggregation untuk mewujudkan comparative information (IFAC, 2000). Namun demikian, accrual accounting mempunyai beberapa kelemahan antara lain penilaian dan revaluasi aset yang didasarkan atas taksiran dan penggunaan estimasi dalam penghitungan depresiasi (Conn, 1996). Beberapa negara telah mereformasi akuntansi sektor publik mereka, terutama perubahan dari cash basis menjadi accrual basis. New Zealand merupakan contoh sukses dalam menerapkannya. Namun, beberapa kasus menunjukkan bahwa perubahan yang dilakukan tidak seluruhnya menjamin keberhasilan. Kasus di Italia menunjukkan bahwa perubahan tersebut tidak memberikan kontribusi signifikan terhadap transparansi, efisiensi, dan efektivitas organisasi. Oleh karena itu, dalam mereformasi suatu sistem perlu dilakukan analisis mendalam terhadap faktor lingkungan, salah satunya adalah faktor sosiologi masyarakat (Yamamoto, 1997). Menurut UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, pengakuan dan pengukuran pendapatan dan belanja berbasis akrual dilaksanakan selambat-lambatnya tahun 2008. Selama pengakuan dan pengukuran pendapatan dan belanja berbasis akrual belum dilaksanakan, digunakan pengakuan dan pengukuran berbasis kas. Dipertegas dalam PP No. 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan yang menyatakan bahwa laporan keuangan untuk tujuan umum disusun dan disajikan dengan basis kas untuk pengakuan pos-pos pendapatan, belanja, transfer, dan pembiayaan, serta basis akrual untuk pengakuan pos-pos aset, kewajiban, dan ekuitas dana. II. TEORI AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK Teori akuntansi memiliki kaitan yang erat dengan akuntansi keuangan, terutama pelaporan keuangan kepada pihak eksternal. Sebenarnya teori sektor publik masih dipertanyakan apakah memang ada atau tidak. Para ilmuan sektor swasta saja belum memiliki teori akuntansi yang mapan. Suatu teori perlu didukung oleh berbagai riset yang didalamnya terdapat hipotesa hipotesa yang diuji kebenarannya . Teori memiliki tiga karakteristik dasar, yaitu : 1. Kemampuan untuk menerangkan atau menjelaskan fenomena yang ada 2. Kemampuan untuk memprediksi 3. Kemampuan mengendalikan fenomena Pada dasarnya ada tiga tujuan mempelajari teori akuntansi yaitu : • Untuk memahami praktik akuntansi yang saat ini ada • Mempelajari kelemahan dan kekurangan dari praktik akuntansi yang saat ini dilakukan • Memperbaiki praktik akuntansi di masa datang Suatu disiplin ilmu dapat diklasifikasikan dalam lima kelompok : o Ilmu murni atau abstrak o Ilmu deskriptif o Ilmu derivatif o Ilmu sinopsis o Ilmu terapan Jika dikaitkan dengan bangunan dari suatu ilmu, akuntansi sektor publik dikatakan memiliki teori yang mapan apabila terpenuhi beberapa persyaratan. Bangunan ilmu terdiri atas konsep dasar sebagai landasan ilmu tersebut postulat, teori, konsep, prinsip, standar dan praktik aplikasi. Akuntansi sektor publik sendiri merupakan salah satu cabang dari ilmu akuntansi ilmu itu sendiri. Oleh karena itu, pengembangan teori akuntansi sektor publik sangat tergantung dengan perkembangan ilmu akuntansi. Pengembangan akuntansi sektor publik dilakukan untuk memperbaiki praktik yang saat ini dilakukan. Hal ini terkait dengan upaya meningkatkan kualitas laporan keuangan sektor publik, yaitu laporan keuangan yang mampu menyajikan informasi keuangan yang relevan dan dapat diandalkan, akan tetapi untuk meningkatkan hal tersebut terdapat beberapa kendala yang harus dihadapi akuntansi sektor publik yaitu : Objektivitas, yaitu merupakan kendala utama dalam menghasilkan laporan keuangan yang relevan. Laporan keuangan disajikan oleh manajemen untuk melaporkan kinerja yang telah dicapai oleh manajemen selama periode waktu tertentu kepada pihak eksternal yang menjadi stakeholder organisasi. Konsistensi, Hal ini mengacu pada penggunaan metode atau teknik akuntansi yang sama untuk menghasilkan laporan keuangan organisasi selama beberapa periode waktu secara berturut-turut. Tujuan adalah agar laporan keuangan dapat diperbandingkan kinerjanya dari tahun ke tahun. Konsistensi penerapan metode akuntansi merupakan hal yang sangat penting karena organisasi orientasi jangka panjang, sedangkan laporan keuangan hanya melaporkan kinerja selama satu periode. Oleh karena, agar tidak terjadi keterputusan proses evaluasi kinerja organisasi oleh pihak eksternal, maka organisasi perlu konsisten dalam menerapkan metode akuntansinya. Daya Banding, Kendala daya banding terkait dengan objektivitas karena semakin objektif suatu laporan keuangan maka akan semakin tinggi daya bandingnya karena dengan dasar yang sama akan dapat dihasilkan laporan yang berbeda. Selain itu, daya banding juga terkait dengan konsistensi. Adanya beberapa alternatif penggunaan metode akuntansi juga dapat menyulitkan tercapainya daya banding. Tepat Waktu, Laporan keuangan harus disajikan tepat waktu agar dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan ekonomi, sosial, dan politik serta untuk menghindari tertundanya pengambilan keputusan tersebut. Kendala ketepatan waktu penyajian laporan terkait dengan lama waktu yang dibutuhkan oleh organisasi untuk menghasilkan laporan keuangan. Semakin cepat waktu penyajian laporan keuangan, maka akan semakin baik untuk pengambilan keputusan. Permasalahannya adalah semakin banyak kebutuhan informasi, maka semakin banyak pula waktu yang dibutuhkan untuk menghasilan berbagai informasi tersebut. Ekonomis dalam Penyajian Laporan, Hal ini berkaitan dengan biaya. Semakin banyak informasi yang dibutuhkan semakin besar pula biaya yang dibutuhkan. Kendala ekonomis dalam penyajian laporan keuangan bisa berarti bahwa manfaat yang diperoleh harus lebh besar dari biaya yang dikeluarkan untuk menghasilkan laporan tersebut. Materialitas, Suatu informasi dianggap material apabila mempengaruhi keputusan, atau jika informasi tersebut dihilangkan akan menghasilkan keputusan yang berbeda. III. PERLUNYA SISTEM AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK Ruang lingkup akuntansi keuangan pemerintah meliputi semua kegiatan yang mencakup pengumpulan data, penganalisaan, pengklasifikasian, pencatatan, dan pelaporan atas transaksi keuangan pemerintah sebagai suatu entitas, serta penafsiran terhadap hasil-hasilnya. Masisi (1978) dalam G lynn (1993) menjelaskan aturan dasar sistem akuntansi keuangan sebagai berikut : a. Identifikasi kegiatan operasi yang relevan. Hanya kejadian dan kegiatan ekonomi yang relevan saja yang akan dicatat dalam sistem akuntansi keuangan. b. Pengklasifikasikan kegiatan operasi secara tepat, penentuan waktu pengakuan untuk setiap jenis operasi. Pada prinsipnya, suatu operasi dapat dicatat/ diakui pada tahap tertentu dari proses transaksi. Misalnya, pembelian dapat diakui / dicatat ketika keputusan untuk membeli suatu barang ditetapkan, pada waktu dilakukan pemesanan, ketika barang diterima, ketika faktur diterima, ketika barang tersebut digunakan untuk proses produksi, atau ketika telah dilakukan pembayaran. Oleh karena itu harus ditetapkan kapan suatu transaksi dapat diakui/ dicatat. c. Adanya sistem pengendalian untuk menjamin reliabilitas. Sistem pengendalian ini memiliki dua komponen, yaitu komponen formal dan substansial. Komponen formal adalah pembukuan berpasangan : kesalahan akuntansi akan dapat diketahui dan dilacak ketika jumlah sisi kredit tidak sama dengan sisi debit. Komponen substansial merupakan mekanisme konflik kepentingan : kesalahan akuntansi muncul ketika mempengaruhi secara negatif pihak ketiga. Sebagai contoh, jika utang tidak dicatat dengan baik, jumlah yang dibayarkan kepada kreditur akan berbeda dengan jumlah yang seharusnya diterima sebagimana tercatat dalam akun piutang yang diakui kreditur. d. Menghitung pengeruh masing-masing operasi. Terdapat beberapa kesamaan akuntansi keuangan baik pada sektor publik maupun sektor swasta. Sebagai contoh, pada kedua sektor tersebut direkomendasikan untuk menggunakan sistem pembukuan berpasangan dalam mencatat akun-akun transaksi. Kedua sektor tersebut sama-sama membutuhkan standar akuntansi keuangan sebagai pedoman pencatatan agar terdapat perlakuan yang sama terhadap suatu transaksi. Siklus akuntansi pada sektor tidak jauh berbeda. IV. STANDAR AKUNTANSI SEKTOR PUBLIK Merupakan pedoman atau prinsip-prinsip yang mengatur perlakuan akuntansi dalam penyusunan laporan keuangan untuk tujuan pelaporan kepada para pengguna laporan keuangan, sedangkan prosedur akuntansi merupakan praktik khusus yang digunakan untuk mengimplementasikan standar. Untuk memastikan diikutinya prosedur yang telah ditetapkan, sistem akuntansi sektor publik harus dilengkapi dengan sistem pengendalian intern atas penerimaan dan pengeluaran dana publik. Standar akuntansi sangat diperlukan untuk menjamin konsistensi dalam pelaporan keuangan. Tidak adanya standar akuntansi yang memadai akan menimbulkan implikasi negatif berupa rendahnya rliabilitas dan objektivitas informasi yang disajikan, inkonsistensi dalam pelaporan keuangan serta menyulitkan dalam pengauditan. Proses penetapan dan pelaksanaan standar akuntansi sektor publik merupakan masalah yang serius bagi praktik akuntansi, profesi akuntansi, dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Pembuatan suatu standar mungkin dapat bermanfaat bagi suatu pihak, namun dapat juga merugikan bagi pihak lain. Penentuan mekanisme yang terbaik dalam menetapkan keseragaman standar akuntansi merupakan faktor penting agar standar akuntansi dapat diterima pihak pihak yang berkepentingan dan bermanfaat bagi pengembangan akuntansi sektor publik itu sendiri. Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam penetapan standar akuntansi, antara lain : o Standar memberikan pedoman tentang informasi yang harus disajikan dalam laporan posisi keuangan, kinerja, dan aktivitas sebuah organisasi bagi seluruh pengguna informasi. o Standar memberikan petunjuk dan aturan tindakan bagi auditor yang memungkinkan pengujian secara hati-hati dan independen saat menggunakan keahlian dan integritasnya dalam mengaudit laporan suatu organisasi serta saat memberikan kewajarannya. o Standar memberikan petunjuk tentang kumpulan data yang perlu disajikan yang berkaitan dengan berbagai variabel yang patut dipertimbangkan dalam bidang perpajakan, regulasi, perencanaan serta tujuan sosial lainnya. o Standar menghasilkan prinsip dan teori yang penting bagi seluruh pihak yang berkepentingan dalam disiplin ilmu akuntansi. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penyusunan dan penetapan standar adalah sedapat mungkin sedapat mungkin menghindari terjadinya standar yang overload. Standar yang overload terjadi ketika : 1. Standar terlalu banyak 2. Standar terlalu rumit 3. Tidak ada standar yang tegas, segingga sulit untuk membuat pilihan dalam penerapannya. 4. Standar mempunyai tujuan yang sifatnya umum, sehingga gagal dalam menyajikan perbedaan kebutuhan diantara para penyaji dan pengguna. 5. Standar kurang spesifik sehingga gagal dalam mengidentifikasi perbedaan antara : o Entitas publik dan entitas non-publik o Laporan keuangan tahunan dan intern o Organisasi besar dan kecil o Laporan keuangan auditan dan non-auditan 6. Pengungkapan yang berlebihan, pengukuran yang terlalu kompleks, atau kedua-duanya. V. TEKNIK-TEKNIK AKUNTANSI KEUANGAN SEKTOR PUBLIK Terdapat beberapa teknik akuntansi keuangan yang dapat diadopsikan oleh sektor publik, yaitu : 1. Akuntansi Anggaran Teknik akuntansi anggaran merupakan teknik akuntansi yang menyajikan jumlah yang dianggarkan dengan jumlah aktual dan dicatat secara berpasangan (doubel entry). Alasan yang melatar belakangi teknik akuntansi anggaran adalah bahwa anggaran dan realisasi harus selalu dibandingkan sihingga dapat dilakukan tindakan koreksi apabila terdapat varians (selisih). Namun, akuntansi anggaran lebih menekankan pada bentuk dari akun-akun keuangan bukan isi (content) dari akun itu sendiri. Kelebihan akuntansi anggaran o Dapat membandingkan secara sistematik dan kontinyu jumlah anggaran dengan realisasi anggaran. o Dapat menekan peran anggaran dalam siklus perencanaan, pengendalian, dan akuntabilitas. Kekurangan akuntansi anggaran o Teknik ini sangat kompleks. o Jumlah anggaran menunjukkan pendapatan dan biaya yang dikira kira / dianggarkan. 2. Akuntansi Komitmen Akuntansi komitmen adalah sistem akuntansi yang mengakui transaksi dan mencatat pada saat order dilakukan. Akuntansi komitmen dapat juga digunakan bersama sama dengan akuntansi kas dan akuntansi akrual. Akuntansi ini bertujuan untuk pengendalian anggaran. Agar manajer dapat mengendalikan anggaran, ia perlu mengetahui berapa besar anggaran yang telah dilaksanakan atau digunakan jika dihitung berdasarkan order yang telah dilakukan. Dengan menerima akun atas faktur yang diterima atau dibayarkan, ia dapat dengan mudah menghabiskan anggaran. Tentu saja manajer yang teliti akan tahu bahwa akun akun tidak memasukkan order yang dikeluarkan yang mana faktur belum diterima dan oleh karena itu ia membuat catatan tersendiri agar ia tidak melakukan pemborosan anggaran. Kelebihan akuntansi anggaran o Dapat mengendalikan anggaran. o Dapat memperbaiki pengendalian terhadap anggaran. o Mengakui jika telah ada order atau penjualan. Kekurangan akuntansi anggaran o Tidak ada kuwajiban hukum untuk patuh terhadap order yang terjadi. o Order dapat dengan mudah dibatalkan. o Sulit mengakui biaya-biaya untuk periode akuntansi yang terjadi. 3. Akuntansi Dana Pada organisasi sektor publik masalah utama yang dihadapi adalah pencairan sumber dana dan alokasi dana. Penggunaan dana dan peran anggaran sangat penting dalam organisasi sektor publik. Sistem akuntansi pemerintah yang dilakukan dengan menggunakan konsep dana, memperlakukan suatu unit kerja sebagai entitas akuntansi dan entitas anggaran yang berdiri sendiri. Penggunaan akuntansi dana merupakan salah satu perbedaan utama antara akuntansi pemerintahan dengan akuntansi bisnis. Sistem akuntansi dana dibuat untukmemastikan bahwa uang publik dibelanjakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Dana dapat dikeluarkan jika terdapat otorisasi dari dewan legislatis, eksekutif, atau tuntutan perundangan. Sistem akuntansi dana adlah metode akuntansi yang menekankan pada pelaporan pemanfaatan dana, bukan pelaporan organisasi itu sendiri. Terdapat dua jenis dana yang digunakan pada organisasi sektor publik, yaitu :  Expendable (Governmental) Funds  Dana yang berasal dari pajak, bea dan sumber2 lain untuk membiayai aktivitas2 yang bersifat non bisnis.  Dana yang dikeluarkan tidak memiliki kepastian akan diremburse/dibayar oleh pengguna output aktivitas.  Contoh : Penanggulangan bencana alam  Nonexpendable (Proprietary) Funds  Dana yang berasal dan dipergunakan untuk aktivitas2 yang bersifat bisnis.  Dana ini disebut juga revolving fund karena peran pemerintah hanya pada kontribusi dana awal, kemudian diharapkan dana tersebut akan berputar melalui pembayaran2 (costumer charges)  Contoh : Penyediaan air bersih (PDAM) 4. Akuntansi Kas Penerapan akuntansi kas, pendapatan dicatat pada saat kas diterima, dan pengeluaran dicatat ketika kas dikeluarkan. Dengan cash basis tingkat efesiensi dan efektivitas suatu kegiatan, program, atau aktivitas tidak dapat diukur dengan baik, maka GAAP tidak menganjurkan pencatatan dengan cash basis. Kelebihan akuntansi kas o Mencerminkan pengeluaran yang aktual, riil, dan objektif. Kekurangan akuntansi kas o Tidak dapat mencerminkan kinerja sesungguhnya. o Konsekuensi saldo yang tercatat dicatat lebih. 5. Akuntansi Akrual Akuntansi akrual dianggap lebih baik dari pada akuntansi kas. Teknik akuntansi berbasis akrual diyakini dapat menghasilkan laporan keuangan yang lebih dipercaya, lebih akurat, komprehensif, dan relevan untuk pengambilan keputusan ekonomi, sosial dan politik. Pengaplikasian accrual basis dalam akuntansi sektor publik pada dasarnya adalah untuk menentukan cost of services dan charging for services, yaitu untuk mengetahui besarnya biaya yang dibutuhkan untuk menghasilkan pelayanan publik serta penentuan harga pelayanan yang dibebankan kepada publik. Hal ini berbeda dengan tujuan pengaplikasian accrual basis dalam sektor swasta yang digunakan untuk mengetahui dan membandingkan besarnya biaya terhadap pendapatan. Perbedaan ini disebabkan karena pada sektor swasta orientasi lebih difokuskan pada usaha untuk memaksimumkan laba. Akuntansi berbasis akrual membedakan antara penerimaan kas dan hak untuk mendapatkan kas, serta pengeluaran kas dan kewajiban untuk membayarkan kas. Oleh karena itu, dengan sistem akrual pendapatan dan biaya diakui pada saat diperoleh atau terjadi, tanpa memandang apakah kas sudah diterima atau dikeluarkan. Single Entry dan Double Entry  Single entry digunakan sebagai dasar pembukuan dg alasan kemudahan & kepraktisan. Namun tak dpt memberikan informasi yg komprehensif & mencerminkan kinerja sesungguhnya.  Tuntutan good governance (transparaiisi & akuntabilitas pengelolaan keuangan organisasi sektor publik) mjdkan perubahan dr sistem single entry mjd double entry sbg solusi mendesak diterapkan.  Aplikasi pencttn transaksi dg sistem double entry ditujukan utk 1. menghasilkan LK yg auditable & traceable yg mrp faktor utama menghasilkan informasi keu yg dpt dipertanggungjawabkan kpd publik. 2. Dpt dilakukan pengukuran kinerja scr lebih tepat.

PERANCANGAN SISTEM TERINCI ( OUTPUT DAN INPUT ) 1.PERANCANGAN OUTPUT Tujuan Perancangan Output adalah mengubah data menjadi informasi yang berkualitas dan dapat digunakan. Tujuan akhirnya adalah untuk proses pengambilan keputusan. Informasi yang berkualitas dan dapat digunakan meliputi hal-hal berikut ini : • Accessibility : easy- to-use interfaces (kemudahan akses) • Timeliness : dibuat sesuai waktu untuk melakukan aksi (ketepatan waktu menghasilkan informasi). • Relevance : menghindari detail yang berlebihan (sesuai kebutuhan). • Accuracy : bebas dari kesalahan (ketepatan nilai dari informasi). • Usability : sesuai dengan model mental / tipe kognitif user. Perancang output harus menyediakan suatu produk terhadap klien (end user) yang akan menggunakan laporan. Perancang harus bertanya kepada klien, format output apa yang sangat membantu dan sangat mungkin untuk digunakan. 1.1. Macam-Macam Bentuk Laporan. Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan. Laporan untuk level manajemen yang berbeda laporan berhirarki laporan yang dibuat untuk masing-masing level manajemen untuk menerima informasi sesuai dengan permintaan khusus, tanpa memberikan detail yang tidak relevan. Para eksekutif akan melihat trend, kecenderungan, dan pola-pola dari laporan tersebut. Mereka ingin mengetahui apakah masing-masing bagian sudah mencapai tujuan. Ada dua macam laporan berhirarki : • Filter Report : laporan yang dirancang untuk memfilter elemenelemen data yang dipilih dari database, sehingga pengambil keputusan akan memperoleh laporan yang sesuai dengan kebutuhannya.Biasanya data difilter pada level atas. • Responsibility Report : laporan yang dibuat untuk memutuskan siapa yang bertanggungjawab terhadap suatu laporan, apakah CEO, manajer pemasaran, atau spesialis media, dll. Laporan Yang Membandingkan Data Laporan ini dibuat untuk membantu manajer dan user lain dalam memilih dua atau lebih item untuk menyusun kesamaan atau ketidaksamaan (perbedaan). Dengan perbandingan ini, user berada pada posisi terbaik untuk membuat keputusan yang rasional. Ada tiga macam laporan yang membandingkan data : • Horizontal Report Neraca dan laporan rugi laba menunjukkan laporan keuangan periodik yang meringkas ribuan transaksi dan elemen data menjadi output untuk beragam user. User akan memperoleh gambaran yang jelas dengan melihat perbandingan pada laporan. Hal ini dapat dilakukan dengan merancang horizontal report. Jumlah setiap item dibandingkan dengan item yang berhubungan pada satu atau lebih laporan sebelumnya. • Vertical Report Laporan yang membandingkan suatu bagian komponen dengan totalnya. • Counterbalance Report Setiap situasi dibandingkan dalam laporan. Contohnya, skenario yang terburuk, layak, dan terbaik dapat membantu para perencana menilai proyek-proyek yang berisiko, juga informasi berharga bagi para eksekutif dalam pengambilan keputusan. Laporan Untuk Monitor Variansi Data.Laporan ini dibedakan menjadi : • Variance Report : laporan yang dibuat untuk membandingkan standard dengan hasil aktual yang diperoleh. Biasanya laporan ini dibuat sesuai dengan waktu atau selesainya suatu proses. • Exception Report : laporan ini seperti variance report, tetapi beberapa kuota atau batasan dibuat untuk suatu proses atau aktivitas. Laporan ini dibuat hanya ketika beberapa proses atau aktivitas tidak sesuai dengan batasan atau kuota. 1.2. Dasar-dasar Merancang Layar (Pedoman Perancangan Laporan). Teknik untuk merancang layar laporan dapat diperoleh atau diadopsi dari perancangan laporan di kertas. Yang harus diperhatikan : • Organisasi dari layar • Justifikasi dari field data dan pelabelan • Judul • Spasi • Identifikasi judul dan layar • Warna Membuat Grafik Untuk Ilustrasi Data Grafik merupakan suatu cara untuk mengilustrasikan informasi numerik yang dapat dipahami dengan cepat. Grafik mengubah kuantitas ke suatu bentuk. Ada empat tools untuk prototipe grafik, yaitu Spreadsheet, CASE tools, DBMS, dan 4th GL. Grafik dibagi-bagi dalam beberapa kategori berdasarkan jenis informasi yang diinginkan : • Scatter graph: untuk menunjukkan trend suatu data. • Line graph : menggambarkan fluktuasi melalui waktu, apakah naik atau turun, tinggi, rendah, atau stabil. • Bar graph : menunjukkan proporsi atau hubungan kuantitas satu sama lain. Ada dua macam bar graph, yaitu : - Horizontal Bar Graph : membandingkan item-item yang berbeda pada waktu yang sama. - Vertical Bar Graph : mengukur item yang sama dibandingkan pada periode waktu yang berbeda. • Sectograph : menggambarkan bagaimana membagi jumlah total. Ada dua macam sectograph : - Pie chart : merupakan suatu lingkaran yang terbagi dalam dua atau lebih segmen yang merepresentasikan suatu persentasi. - Layer graph : seperti line graph, tetapi area antar garis menunjuk-kan kuantitas dan menambah jumlah totalnya. • Picturegraph : menggunakan simbol-simbol atau icon-icon khusus sebagai pengganti bar. Setiap gambar menunjuk- kan kuantitas item yang diilustrasikan. Membuat Tabel dan Matriks. Tabel dan matrik menggabungkan ciri dari laporan tabular konvensional dan grafik. Keduanya dapat dipakai untuk hubungan yang penting, menunjukkan perbandingan, dan memberikan instruksi. Membuat Tabel. Tabel dibentuk dari sejumlah kolom dengan judul subyek yang diatur dalam garis. Tabel sangat berarti untuk menyediakan rangkuman informasi eksekutif. Membuat Matriks. Elemen kolom dan baris yang diatur dalam segi empat. Matriks sangat baik untuk menunjukkan hubungan antara elemen. 1.3. Pengaturan Tata Letak Isi Output. Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan perancangan yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output, apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan perancangan output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan di suatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output. 2. PERANCANGAN INPUT Input mengawali dimulainya proses informasi. Input perlu direncanakan untuk mengkonversikan data mentah ke dalam informasi yang berguna (input – output). Beberapa kegiatan di bawah ini memakai data mentah atau data input : • Insert into, delete from, update database • Menggabungkan dengan data lain dari database untuk menghasilkan output • Masukkan dan proses langsung menjadi output tanpa menggabungkan dengan data lain. • Memulai aksi atau melaksanakan suatu tugas • Mengadakan dialog dengan sistem Beberapa media dan metode yang digunakan untuk mendapatkan data dan input data : • Paper form yang digabungkan dengan layar data-entry • Electronic form • Direct-entry devices • Codes • Menus • Natural language 2.1 Perancangan Formulir Kertas Formulir kertas merupakan pembawa data fisik. Kejadian berlangsung, transaksi terjadi, dan aksi diambil. Aktivitas ini menghasilkan data yang dapat diambil dan dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses. Aktivitas pemasukkan data dapat dilakukan dengan keying atau scanning. Pada beberapa perusahaan, form ini menjadi suatu bisnis, seperti asuransi, saham, hipotik, kredit, dll. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam merancang formulir kertas : 1. Pemilihan Kertas. Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu : • Lama formulir akan disimpan • Penampilan dari formulir • Banyak formulir tersebut ditangani • Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawabawa oleh pemakainya) • Kemudahan untuk digunakan • Tahan lamanya untuk pengisian yang lama • Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab, dll) • Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan, mesin) • Keamanan terhadap pudarnya data Semakin lama formulir akan disimpan, formulir tersebut harus semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas harus semakin baik pula. 2. Ukuran Kertas. Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas yang standar dan banyak dijual. Jika kertas tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang kertas, seperti ukuran kertas standar dibagi 2, 3, 4, dst. 3. Warna. Penggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik adalah warna yang cerah. 4. Judul Formulir. Formulir harus diberi judul untuk menunjukkan jenis dan kegunaannya. Judul dibuat sesingkat mungkin tetapi jelas. Nama perusahaan juga perlu dicantumkan. 5. Nomor Formulir. Nomor dapat digunakan untuk menunjukkan keunikan. Dapat diletakkan di pojok kiri bawah atau di bawah kanan. Nomor formulir ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. 6. Nomor Urut Formulir. Nomor urut dari masing-masing formulir ini biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan pengendalian, pelacakan pemeriksaan, dan pengarsipan. 7. Nomor dan Jumlah Halaman. Jika formulir terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah halaman, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas. 8. Spasi. Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada formulir harus diperhatikan, terutama bila formulir akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin. 9. Pembagian Area. Formulir harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan dalam pengisian atau pencarian data. Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah, dan area nomor. 10. Caption. Merupakan kata-kata yang dicetak di formulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi data dan apa yang harus diisikan. Jenis-jenis caption : box caption, yes/no check off caption, horizontal check off caption, checklist caption, blocked spaces caption dan scannable form caption. 11. Instruksi dalam Formulir. Formulir yang baik harus bersifat self-instruction, artinya harus berisi instruksi-instruksi yang jelas bagi pengisi untuk menuliskan data tanpa harus bertanya lagi. 12. Jendela di Amplop. Jika formulir harus dikirimkan, dapat dipergunakan amplop yang berjendela supaya mengurangi penulisan nama dan alamat yang dikirim pada amplop. 13. Jumlah Tembusan. Banyak tembusan atau rangkap dari formulir harus dibuat seefisien dan seefektif mungkin, tidak boleh berlebihan dan tidak boleh kurang. Jumlah dari tembusan ini tergantung dari jalur distribusinya, yaitu dapat berupa jalur distribusi urut (sequential routing), dan jalur ditsribusi serentak (concurrent routing). 2.2. Pengelolaan dan Perancangan Formulir Elektronik. Merupakan layar pengisian data yang dirancang untuk digunakan tanpa adanya sumber dokumen resmi. Formulir elektronik dirancang pada sebuah digitizer atau layar Video Display Terminal (VDT) dari sistem CASE, menggunakan beberapa komponen seperti pada formulir, yaitu : • Pembagian area • Instruksi • Line, box dan caption • Indikator field data • Urutan pedoman perancangan Pengelolaan Formulir Elektronik. Sesudah formulir ini dirancang dan disetujui, formulir disimpan pada media magnetik atau media optikal dan dikirim ke workstation. Formulir elektronik ditampilkan pada layar workstation, dan diisi oleh user melalui keyboard. Jika hard copy dari formulir elektronik ini diperlukan, dapat diakses dari database dan dihasilkan oleh printer.Formulir elektronik yang cerdas menunjukkan bagaimana user mengisi formulir, menyediakan instruksi-instruksi dan pesan-pesan secara online, melakukan perhitungan, dan mengirimkan data untuk pemrosesan tambahan. Perancangan Formulir Elektronik. Untuk merancang formulir ini kita mengambil data dari dokumen sumber, dan kita harus mengikuti format dari dokumen sumber. Dengan formulir elektronik, tidak dibutuhkan lagi dokumen sumber. Pemasukkan Data secara Langsung. Komponen hardware yang biasanya digunakan untuk memasukkan data ke dalam formulir adalah keyboard. Keyboard merupakan alat untuk masuk ke dalam sistem informasi. Karena pemasukkan data melalui keyboard bergantung pada keahlian dan usaha manusia, hal ini tidak selalu menjadi cara yang paling efisien dan akurat untuk memasukkan data. Pemasukkan data secara langsung sering disebut sebagai otomatisasi data sumber, merupakan suatu cara menginput data yang tidak membutuhkan pemasukkan data dengan membaca sesuatu dari dokumen sumber, atau mengisi pada formulir elektronik, jadi menambah efisiensi pengisian data dan mengurangi kemungkinan kesalahan pada saat proses pengisian. Beberapa peralatan pemasukkan data secara langsung adalah : • Magnetic Ink Character Recognition (MICR) • Optical Character Recognition (OCR) • Optical Mark Recognition (OMR) • Digitizer • Image scanner • Point-of-Sales (POS) devices • Automatic Teller Machine (ATM) • Mouse • Voice recognition 2.3. Pengkodean Input Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer, dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat terdiri dari kumpulan angka, huruf, karakter-karakter khusus (misalnya %, /, #, $, &, :, dsb), simbol kode batang (bar code),warna, dan suara. 2.3.1 Petunjuk Pembuatan Kode. Beberapa kemungkinan susunan angka, huruf, dan karakter-karakter khusus dapat dirancang ke dalam bentuk kode. Di dalam merancang suatu kode hal-hal berikut ini perlu diperhatikan: 1. Mudah diingat 2. Unik 3. Fleksibel 4. Efisien 5. Konsisten 6. Sesuai standar 7. Menghindari spasi 8. Menghindari karakter yang mirip 9. Panjang kode harus sama 2.3.2. Tipe Kode Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam sistem informasi. Tipe kode tersebut adalah : 1. Kode Mnemonik (Mnemonic Code) Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode ini dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili oleh kode ini. Umumnya kode mnemonik menggunakan huruf. Akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat, dan kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang. Contoh : P = Pria; W = Wanita. 2. Kode Urut (Sequential Code) Kode urut disebut juga kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. Contoh : 001 Kas 002 Piutang Dagang 003 Persediaan Produk Selesai 004 Persediaan Produk Dalam Proses 005 Persediaan Bahan Baku Kebaikan Kelemahan Sederhana, mudah diterapkan, kode dapat pendek tetapi unik, mudah dicari bila kodenya diketahui, cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif, baik untuk pengendalian. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan, tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode. 3. Kode Blok (Block Code) Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atau dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Contoh : Blok Kelompok 1000 - 1999 Aktiva Lancar 2000 - 2999 Aktiva Tetap 3000 - 3499 Hutang Lancar 3500 - 3999 Hutang Jangka Panjang 4000 - 4999 Modal Dari blok-blok kode untuk masing-masing kelompok rekening utama, maka rekening-rekening AKTIVA LANCAR dapat mempunyai kode diantara 1000 sampai dengan 1999 sebagai berikut :1000 Kas1100 Piutang Dagang1200 Persediaan Produk Selesai 1210 Persediaan Produk Dalam Proses 1220 Persediaan Bahan Baku. Kebaikan Kelemahan Nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, kode dapat ditambah atau dibuang sebagian, proses pembuatan laporan keuangan dapatdilakukan dengan lebih mudah. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, kurang mudah diingat. Kode Group (Group Code). Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti. Contoh : Kode ISBN, NPM. Kebaikan Kelemahan Nilai dari kode mempunyai arti, mudah diperluas, dapat ditambah atau dibuang sebagian, menunjukkan jenjang dari data. Kode dapat menjadi panjang. Kode Desimal (Decimal Code) Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 .. .9, atau 00 .. 99, tergantung dari banyaknya kelompok. Contoh : 00 Aktiva Lancar 00100 Kas 00200 Piutang dagang 00300 Persediaan produk selesai.01 Aktiva Tetap 01100 Tanah 01200 Bangunan Kantor